原创 2018-05-14         化妆品、食品、药品等受注册约束的品类，只有在注册有效期间才能生产或进口。所以万一遇上新老注册“青黄不接”，会需要做一次定额采购，“一次性买够”，让库存可以覆盖到新证续上为止。这种采购往往需要覆盖短则半年，长则两年的销售，提前期长预测很难准，动辙造成让公司束手无策的长期缺货或者严重滞销到大量过期报损，是需求和供应计划共同的难点。今天就讲讲这个让人头痛的Fixed-quantity Management。         要说的点很多，分为：

• 原因：哪些情况需要fixed-quantity
• 时间计算：fixed-quantity需要覆盖多久的销售，及效期约束
• 中间有哪些时间可以压缩，以及分别的代价
• 订货后的监控和行动计划拟定

        为了说清楚逻辑，会举例，会啰嗦，慎读。                        原因具体哪些原因会造成定额采购呢？ 1.老证过期，新证续办提前期不够。比如化妆品卫妆字4年到期，一般市场部要在老证过期4~6个月之前提交续办申请(Hygiene Permit Renewal)，具体以公司注册部的规定为准。已经过期不能续办，只能换个中文名重新申请，重新申请的就需要6～12个月了，所需时间随功能性分类不同而异。此情况在市场部人员流动频繁时高发。 2.老证过期，新政未如期获准。在政策变动期或监管部门人事调整期高发。 3.配方等被动调整，必须重新注册。比如从欧洲进口，但欧盟突然禁止了某种防腐剂，导致配方必须在政策deadline之后切换，新配方的注册来不及接上。又如某原料供应商突然停供，或者中文名有悖广告法被迫修改重注。如果说这些是“天灾”，那还有时候是“人祸”，比如国外总部不顾中国市场特殊性，在切换配方、英文名或主要文案的时候，没有留够时间给中国做新的注册。        这些原因都会造成新老证之间的“断档”。国产产品，在断档期间无法生产，所以要在老证过期之前赶紧生产一批；进口产品，在断档期间无法报检（CIQ，中国检验检疫），必须在过期之前赶紧报进一批。＊当然也有些政策解读，比如认为食药监局(CFDA)允许续证期间的生产，以及允许续证期间老证过期6个月以内的报检等，具体以公司法规部的风险解读为准，在此不做讨论。）                         时间计算覆盖多久的销售？        取决于新证什么时候能获准。比如现在是5月，产品从欧洲进口，老证会在今年7月过期，但新证在12月才能获得。意味着明年1月货物才能从国外发出，海运2月抵达，3月完成清关报检，4月售卖给经销商，5月才能抵达终端。那么老货至少需要覆盖到明年5月的offtake(经销商出库)。而为了赶上今年7月之前报检，5月必须完成生产并发货，在6月底之前完成报检才比较保险。        5月的生产，覆盖到明年5月的销售，就是13个月。但要考虑效期上限。对于3年有效期的产品，就已经去了1/3。有些渠道1/3之后就不再接受了。所以对于效期强管控的产品，就只能fix到明年4月，故意留有半个月到一个月的缺货。对这些专卖效期强控渠道的产品，剩一些不满足渠道要求的短效期库存还不如无库存。                        可压缩时间在上面的case中，为了减少缺货，可以考虑： 11月冒风险提前发货。依然海运，但是货物12月到港的时候新证已获得，就能节省两个月。但建议第一批货的货值要做报废计提，因为万一续证被拒就卡在保税区不能报检进口了，除非可以退运或转运给其它国家，否则秒变不可用库存，还不敢贸然销毁，怕被披露为“无证销毁”。此类型冒风险的采购，要由P&L的负责人－品牌总经理和财务审批，审批前由注册部衡量风险大小。12月新证获得后马上空运。能节约1个月时间。取决于空运成本vs毛利水平，以及产品能否空运。 至于加快清关报检，加急可以提，但由于用新证的货品必检，时间一般很难压缩。 执行中一步一步紧逼跟进，也可以压缩一些时间。最终最lucky的就是新证提前获得，但万一再拖，也只能接受缺货了。        另外值得一提的是，5月去要求工厂当月生产和发货，可能本身就很难做到，取决于原料、包材库存和生产线的情况。受制于原料包材的库存深度可能只能做出有限的量，那么我们就会缺货更多。所以越早发现问题，能挽救的可能性越大。        那对于进口品配方切换呢？我们一起做个case：现在是5月，老配方最后发货月12月(M)，新配方从1月起发货。工厂要求提前6个月fix生产，即要求我们在本月提交最后一版供应计划。

• 新配方的注册要用1月生产的新品，1月工厂发货，空运+药证报检（药证，Medical Certificate, MC），最快2月提交注册样品。
• 假设是功能性产品，预估在样品提交8个月后的明年10月获准。11月新货发出，12月抵港，后年1月完成清关报检，2月sell-in，3月offtake。
• 即老货必须覆盖到后年2月的offtake。所以必须要求工厂拖到最晚的12月再生产和发货，要覆盖14个月的销量。如果新配方样品无法空运或者被2月份过年耽误，就是15个月。

        所以15个月，就是在渠道可接受效期的情况下，咱们需要覆盖的销售月数。计算总数量，就将月度销售支数的预测，从现在开始做到后年2月。这个预测和由此产生的采购量非常重要，要单独请市场部、销售部、财务部和总经理审批，所以要专做一个表，做签字画押。         此处还有一个压缩时间的地方，就是提早准备出注册样品。此处若能压缩几个月就能少fix几个月，减少缺货和多货的不确定性不说，新配方也能早点上。         计算数量的过程中要合理考虑促销量，可以认为万一低卖造成的多货再拿来促销，默认就不做这种定额采购品的促销，尽量降低其销量不确定性。         这个量算好了，签字了，就下采购单。将6～12月的供应计划发给工厂，其中12月是一个我们的大额采购量。         后面的日子，每月都要做专项报表做监控。怎么监控，怎么提前做预案；以及为了减少这种被动的痛苦，供应链如何促进市场部做出监控预警流程，且听下回分解。