企业仓储改善系列之库存建账

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从业十多年来，遇到过几次仓配部门进出管理严重缺失的企业，本文主要谈论的便是这一环节的改善之路。

遇到这类问题的企业往往存在以下两种情况：

1、企业业务扩张过快，全员仓储管理思维尚未跟上

这类情况的影响在操作一线的反应上更为剧烈，但在持续提高的营业收入刺激下，诸如库存不符，品项混放等情况，都会很快被现场人员自发的纠正，如常见的把物品放在更显眼的地方或者是把标识写大一点等等方式得以缓解。

财务上则利用期初期末的盘点来计算损益，加上业务收入不断提高，所以短期里面只是现场有所反应，业务层面上不会有太多的不适，也因此在建立日常进出帐管理上往往只是看似紧急。

当企业开始下定决心整改时，往往会有一个很明显的信号，即现场人员开式厌倦了频繁的品类数量不断增多的大盘点，进而要开始着手更细致管理日常的进出账，用抽盘或异动盘的方式逐渐替代劳师动众的全盘工作。

2、产品利润下降，难以再承受库存混乱带来的各种损失。

出于这类原因的建账很难像第一种情况一样有“群众基础”，因为一线人员习惯了无账甚至长期无盘点的管理方式，一般只会倾向于最原始的库存管理方法—期初期末盘点法，当然这样的方式固然也可以，但前提是得到企业主或投资方的认可。

另一个难点即由于长期的无进出账管理，建账过程中会发现各式各样的“神操作”，如货品随意领取及归还，更别提一品多名，名不符实等商品信息的异常，如不一一揪出，则库存账难以建立或极易半途而废。

虽然有以上的情况，但不管怎么说，建账依然不是一件难事，只要抓住几个细节和步骤还是可以快速的建立起来的。

步骤一、选择开单工具

这里就不搬出什么无纸化管理或RFID无线扫描入库之类的方式了，因为但凡已经谈及此类作业的企业和行业，不可能还需要为日常进出账管理烦恼。本文就提提传统仓库的两个“老伙计”—多联单和针式打印机。

多联单的本质在于进出数据的储存和物权责任的转移，这是相对经济和快捷的管理进出账工具，而针式打印机则是与其配合，主要配合的两点是：1、与进销存系统连接（开单即出账）；2、可设定标准的单据范式，避免人工书写的错误和条件缺失。

如果还存在建账问题的企业朋友，就先从搬一台针式打印机到仓库开始吧。

步骤二、现场进出单据与系统账连接

进出单据的打印是目前进销存软件的基本功能，但由于一些行业的特殊或个别使用软件功能的制约，需要延迟做账，即纸质进出单据仍需二次操作方能做系统扣账，这里要提这点是因为很多一线的朋友纸质单据是做了，但是却不管系统账，如此一来进出单据的作用会减半，并且如果单据再保存不当的话则形同废纸。

步骤三、现场进出账质量的检查

进出账质量的检查工作主要包括以下两点：

1、现场单据的遗漏情况

如果进出单据时有时无，则现场单据工作则无意义，因为它依然反应不了现状，故保证进出单据流程保持如一是建账工作的基本要求之一。当然也有变通之处，笔者在《仓库混乱的原因及清理思路和办法》有所体现。

2、盘点结果与现场进出账的匹配情况

排除丢失、偷窃等恶性情节以及盘点时的清点错误外，盘点盘盈往往是入库环节（包括到货、调拨、客户退货、报损）出现了数据遗漏的问题，盘亏则是出库环节（销售、退供应商、调拨、报溢）出现了问题。从盘点结果的分布情况，大致可以看出现场环节的问题所在，从而加以补救。

步骤四、日常数据的保存

这个步骤的主旨是让每一个账务操作均有据可查，秉着这个宗旨，大家再根据现场情况进行分类保存即可，分类的标准可以按系统编号，日期，品牌，品类均可。需要提醒的是，如果账务的系统操作找不到或者难以查找历史的纸质凭证（无纸化系统除外），那么首先这套帐准确率有限，因为但凡人工操作多少都会有错误产生，如果找不到历史凭证，则难寻问题所在更别提补救。

通过以上几个步骤，日常进出账的建立基本可以完成。改善时间一般仅需1个月~3个月之间，且基础账一旦建立完毕且团队成员习惯操作并纳入公司正式流程后，则无需再投入过多的改善精力。改善过程中，改善者往往会经历不配合、不理解、不坚持等各类消极情绪，但相信团队成员们终会谅解和认可。因为如果连这点都做不到，就更别提那些商业上及事业上的所谓星辰大海了。